Сканирование документов

Сканирование документов

Сегодня компании практически из всех сфер деятельности проводят оцифровку и сканирование документов. С каждым днем все больше организаций переходит на электронный документооборот. И проблема создания электронного архива является как никогда актуальной. Сегодня принято обмениваться электронными копиями документов. Проверяющие и контролируемые организации зачастую запрашивают не груду коробов с документами, а их оцифрованную форму, в виде электронных файлов.

Опираемся на:

Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом (Росархив, ВНИИДАД - 2012 г.).

Что мы оцифровываем:

  • Абсолютно все форматы - от визитки до А0+
  • Любого физического состояния дела
  • Сшитые дела и издания, в том числе и с отсутствием возможности раскрытия дела более чем на 90%
  • Производим сканирование технической, строительной, конструкторской документации
  • Сканирование широкоформатных документов (чертежей, схем, плакатов, афиш, выкроек)
  • Сканирование фотографий
  • Документов по личному составу
  • Бухгалтерских документов
  • Банковских документов
  • Медицинских документов

Как и на чем сканируем:

ООО «Аэлита» производит оцифровку, сканирование документов на самом инновационном, технологичном оборудовании, представленном в мире на сегодняшний день. У нас в наличии планетарные (бесконтактные ), широкоформатные, поточные сканеры. В своей работе мы опираемся на наших партнеров - Canon, Zeutschel, Metis. Так как они давно сумели завоевать высокую репутацию по всему миру.

Мы производим:

Поточное сканирование

Бесконтактное сканирование

Широкоформатное сканирование

Принцип действий (этапы):

1. Экспертиза архивного фонда (согласование деталей работ)

Обследование фонда дел организации, определение объема работ, количества документов, физического состояния дел. Составление акта о результатах обследования. Определение метода оцифровки (поточное, широкоформатное, бесконтактное сканирование), выбор сканирующего оборудования. Подбор программного обеспечения и оборудования (сервер) для хранения документов в электронном виде.

2. Экспертиза документов с полистным просмотром (формирование и подготовка документов к сканированию)

Прием документов. Систематизация, сортировка от ненужных документов, изъятие рабочих записей, копий, стикеров и других несущественных бумаг, изъятие металлического крепежа (скрепок, скоб), файлов. Подготовка к сканированию (разбор документов по форматам, методу оцифровки и типу оборудования).

Предварительно может потребоваться архивная обработка документов (формирование дел)

3. Сканирование (оцифровка документа)

Оцифровка документов, в соответствии с заданными параметрами: Цвет, размер, разрешение, ориентация, формат файлов. Создание электронного документа. Наименование файла. Графическая обработка отсканированных документов. Проверка качества полученного изображения.

Полученный электронный документ должен быть максимально приближен к оригиналу.

4. Индексирование (создание карточки документа)

На данном шаге каждому электронному образу присваивается электронная карточка документа, содержащая ряд полей (атрибутов, индексов), позволяющая однозначно идентифицировать данный файл. Формирование файлов электронных документов. Проверка данных, верификацией полей.

5. Ввод (заливка в информационную систему)

Полученный массив электронных документов заносятся в уже имеющуюся информационную системуили предается иными способами, в том числе с использованием файлового хранилища. Вместе с электронным архивом, передаются и оригиналы документов на бумажном носителе.

При отсутствии у Вас ПО для хранения данных, предоставим программное обеспечение собственной разработки - AE/Архив.

Мы работаем на самом инновационном и передовом оборудовании:

Canon

Zeutschel

Metis

Для уточнения стоимости и необходимой информации, просим связаться с нами по тел.: 8 (800) 700-22-06

Контакты

Бесплатный, многоканальный номер по России:

8 (800) 700-22-06
8 (812) 337-67-54
192029, г. Санкт-Петербург, проспект Обуховской Обороны, д. 86, лит. К

Администрация:

aelita-spb@mail.ru

Отдел продаж:

aelita-spb-m@mail.ru