Сдача документов в архив

Сдача документов в архив на государственное хранение является очень ответственным мероприятием, для проведения которого требуются высококвалифицированные специалисты, обладающие многолетним опытом работы и знающие порядок проведения данной процедуры.

Для кого и зачем:

Передача документов в архив на хранение актуальна, как для ликвидирующихся организаций, так и для организаций, которые просто желают передать документы на государственное хранение, и тем самым облегчить себе труд. При передаче документов в архив выполняется целый комплекс работ, который мы Вам можем предложить. Далее опишем более подробно сдачу документов в архив, и какие дополнительные и немаловажные работы должны учитываться в ходе выполнения работ.

Сдача документов в архив подразумевает под собой передачу всех документов организации, долгосрочного и постоянного срока хранения, в государственный архив. Таким образом, выдачу справок социально правового характера и ответственность за хранение документов осуществляет государственный архив.

С Чего начать:

При передаче документов в архив выполняется целый комплекс работ. Далее опишем поэтапно и более подробно о сдаче документов в архив, и какие дополнительные и немаловажные работы должны учитываться в ходе выполнении работ.

Начинать сдачу в архив стоит с предварительной подготовки дел, которая состоит из определенных видов работ, таких как экспертиза ценности документов и пониманию какие именно документы будут передаваться в архив, далее следует формирование, составление внутренних описей, в тех документах, которых требуется, переплет и оформление.

К подготовке к сдаче в архив стоит отнестись ответственно, так как этот пункт требует особого внимания, и исключения совершения ошибок потому как в дальнейшем это скажется на работе архива, в котором будут находиться дела. При сдаче документов в архив необходимо учитывать большое количество нюансов и требований архива приемщика.

Архивная опись

После выполнения работ по предварительной подготовке и когда дела окончательно отобраны и сформированы по типам документов, начинается составляться архивная опись. Архивная опись — это систематизированный документ, который представляет собой перечень дел с порядковой нумерацией, который включает в себя полную информацию о внесенных в него делах, и предназначен для их учета и раскрытия содержания. Архивная опись составляется отдельно на дела: постоянного срока хранения, временного срока хранения (свыше 10 лет), дела по личному составу и дела которые формируются только в данной организации, такие как судебные, следственные, научные и т.д. Так же к архивной описи составляется предисловие, которое раскрывает более подробную информацию о содержащихся в архивной описи делах, отмечаются группы дел, которые отобрали при проведенной экспертизы ценности, о порядке и всех принципах их формирования, физическом состоянии дел и временной интервал, за который составляется архивная опись и принципы систематизации дел в описи. После того как все написано и проверено архивная опись согласовывается с архивом приемщиком, это так же один из важных моментов при передаче дел, тут проверяется качество выполненной работы, вносятся все поправки и пожелания, и после согласования дела готовы к передаче. Наши специалисты готовы для Вас качественно провести все этапы работ, связанные с составлением архивной описи, подготовкой и передачей дел на государственное хранение.

Историческая справка

При передаче дел на государственное хранение, к архивному фонду организации составляется историческая справка на период, соответствующий крайним датам дел, находящимся в архивной описи. Для организаций, которые проходят процесс ликвидации историческая справка составляется за весь период работы. Историческая справка - это документ, содержащий в себе полную историю работы организации, подробную характеристику документов фонда и системы научно-справочного аппарата архива. Историческая справка состоит из трех разделов: история организации (фондообразователя), история фонда и дается характеристика документов фонда. Историческая справка должна отражать такие данные как: дата создания, со ссылкой на документ подтверждающее это, даты переименований, структуру организации, при наличии подведомственные организации, все задачи и функции организации в процессе работы, дается обобщенная характеристика фонда и сведения о состоянии дел. Написание исторической справки можно назвать самым трудозатратным и кропотливым процессом, поэтому ее написание следует доверить нашим профессионалам, учитывающих все нюансы и имеющим большой опыт составления исторических справок для различных организаций. Мы готовы предоставить Вам опыт наших сотрудников в этой области для реализации этих целей.