Формирование дел

Основой в архивной обработке является Формирование документов. Эти работы представляют из себя, группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела. Формирование документов любых типов производится в соответствии с архивными правилами и требованиями. Эти требования должны быть четко соблюдены в тех или иных видах документов.

Опираемся на:

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, п. 4.19).

Перед формирование проводим экспертизу документов:

Одновременно с формированием документов или как её еще называют научно-технической обработкой (НТО) происходит и экспертиза документов, при которой путем полистного просмотра определяется его подлинность, видовая и хронологическая принадлежность. Необходимо удостовериться, что бы внутри дела находились только документы или их совокупность, относящиеся к одному вопросу. При проведении экспертизы ценности, выявленные документы, не относящиеся к одному типу, изымаются для последующего формирования в отдельные книги или уничтожения, если они не имеют практического, научного или общественного значения, или срок их хранения истек.

Принцип формирования дел:

Во время формирования дел происходит систематизация документов по видам и уже непосредственно, внутри дела документы формируются по хронологическому, алфавитному или номерному принципу, что обеспечивает удобство пользования и возможность быстро отыскать тот или иной необходимый документ.В момент формирования документов происходит изъятие любого вида металлического крепежа (скрепок, скоб). Помимо этого каждый лист дела номеруется в верхнем правом углу и в конце дела специалист, проводивший архивную обработку составляет лист заверителя, в котором отражена информация о специалисте, о физическом состоянии дела, о количестве листов, о дате проведения работ и т.д. Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Дополнительные моменты в формировании дел:

Для удобства обращения с делом возможно составить и внутреннюю опись документа (учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов). Однако в некоторых типах документов наличие внутренней описи является обязательным требованием. Речь идет о карточках формы Т2, Личных делах, а так в особо ценных и уникальных документах.