Переплет документов

Переплет документов осуществляется на основании определенных требований и норм, обеспечивающих сохранность документов и удобство пользование ими. Эти работы осуществляются непосредственно после архивной обработки и формирования документов.

Опираемся на:

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Пункт 4.21.
ГОСТ 7.50-2002 - КОНСЕРВАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Принцип переплета дел:

Переплет документов производится на 4 прокола с использованием прочной нити, а материалы для переплетной крышки должны соответствовать всем требованиям ГОСТ. При проведении переплета необходимо не допустить потерю текста и обеспечить свободное прочтение информации по всему полю документа (информация в тексте документа не должна попасть под переплет). При раскрытии документа необходимо обеспечить разворот дела на 180 градусов для удобства копирования листов.

При формировании дел с фальцовкой листов переплет документов осуществляется с наращиванием толщины корешка дела, для того, чтобы книга не приняла форму веера.

Плюсы переплета:

Качественный переплет обеспечит Вас освобождением площадей для хранения документов, так как переплетенное дело занимает на 25% меньше места, нежели оно находится в папке или скоросшивателе, переплет документов обеспечит презентабельный внешний вид дел, уверенность в сохранности документов и возможность, не производя дополнительную архивную обработку, сдать при необходимости документы на государственное хранение.

Дополнительные моменты в переплете дел:

Последним этапом при переплете документа служит оформление дела (титульный лист), который необходимо наклеить на уже переплетенное и вставленное в картонную крышку дело или если титульный лист не предусмотрен перенести информацию, содержащуюся в карточке дела на лицевую сторону книги. Карточка дела в этом случае подготавливается специалистом заранее в процессе архивной обработки и формирования дела.

Информация включает:

• Наименование организации и структурного подразделения
• Индекс дела
• Номер тома (части)
• Заголовок дела (тома, части)
• Крайние даты дела (тома, части)
• Количество листов в деле (томе, части)
• Срок хранения дела

При оказании услуг используются материалы, соответствующие современным требованиям и обеспечивающие сохранность документов:

Нить - ГОСТ 6309-93
Картон - ГОСТ 7950-77, ГОСТ 5202-78
Материал (Коленкор, Бумвинил, Ледерин) – ГОСТ 5202-78
Клей - ГОСТ 18992-80.